1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Общий отдел администрации муниципального образования Ленинградский район (далее-общий отдел) является отраслевым органом администрации муниципального образования Ленинградский район (далее-администрации).
2. Общий отдел образуется главой муниципального образования Ленинградский район и подчиняется в своей деятельности заместителю главы муниципального образования.
3. Положение об общем отделе, штатная численность устанавливается и утверждается распоряжением администрации муниципального образования Ленинградский район.
4. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального образования Ленинградский район по представлению заместителя главы муниципального образования, курирующего вопросы делопроизводства.
5. Работники общего отдела назначаются и освобождаются от должности главой муниципального образования, по представлению начальника общего отдела, согласованию с заместителем главы муниципального образования, курирующим вопросы делопроизводства.
6. Отдел в своей работе руководствуется:
- федеральными законами;
- Указами Президента РФ;
- Законами Краснодарского края;
- унифицированной системой организационно-распорядительной документации Госстандарта Российской Федерации;
- постановлениями и распоряжениями администрации муниципального образования Ленинградский район, определяющими порядок работы со служебными документами, правила их оформления и подготовки;
- Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования;
- Положением об общественной приемной,
- правилами внутреннего трудового распорядка администрации;
- правилами охраны труда и техники безопасности;
- настоящим Положением.
Общий отдел:
- обеспечивает учет, хранение служебных документов;
- способствует квалифицированной подготовке документов;
- организует работу по контролю за исполнением служебно-распорядительной документации администрации и вышестоящих органов;
- обеспечивает своевременное реагирование на обращение граждан в соответствии с Положением об общественной приемной.
8. Общий отдел администрации муниципального образования Ленинградский район работает в тесном взаимодействии с отраслевыми (функциональными) органами администрации, с администрациями сельских поселений.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОБЩЕГО ОТДЕЛА
1. Организация учета корреспонденции, поступающей в адрес администрации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
2. Обеспечение своевременного рассмотрения служебной корреспонденции, жалоб и обращений, направление их в соответствующие отраслевые (функциональные) органы администрации, для решения поставленных в них задач и организация, в необходимых случаях, контроля за их исполнением.
3. Осуществление систематического контроля за входящей корреспонденцией администрации.
4. Осуществление своевременного, качественного и правильного оформления документов администрации, формирование их в дела для хранения.
5. Осуществление контроля за работой отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования в вопросах организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов администрации муниципального образования и вышестоящих органов; соблюдением установленного порядка исполнения постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ленинградский район.
6. Обобщение и анализ состояния делопроизводства, а также обращений граждан в администрацию муниципального образования.
Изучение передового опыта работы со служебной корреспонденцией, внедрение новых форм и методов по ее обработке, учету и организации контроля исполнения.
Оказание методической помощи отраслевым (функциональным) органам администрации муниципального образования, в вопросах документоведения и совершенствования делопроизводства.
7. Обеспечивает контроль за соблюдением установленного порядка, организация приема граждан, рассмотрение предложений, заявлений, жалоб.
8. Проведение консультаций, разъяснительной работы по вопросам, поднимаемым заявителями.
9. Анализ и обобщение поступающих обращений.
10. Разработка предложений по совершенствованию работы с обращениями граждан.
11. Систематическое информирование руководства муниципального образования о количестве и характере поступивших обращений и результатах их рассмотрения.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
1.Разрабатывает основные правила работы со служебными документами в администрации муниципального образования Ленинградский район.
2. Разрабатывает схемы движения служебных документов, поступивших в адрес главы муниципального образования Ленинградский район, его заместителей.
3.Осуществляет получение, регистрацию, распределение и направление для рассмотрения входящей (получаемой) служебной корреспонденции, а также отправку исходящей (отправляемой) служебной корреспонденции за подписью главы муниципального образования Ленинградский район и его заместителей.
4.Осуществляет направление служебной корреспонденции исполнителям согласно содержанию резолюций главы муниципального образования Ленинградский район и его заместителей
5. В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству возвращает на доработку, редактирует, печатает проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ленинградский район и другую служебную информацию.
6. Вносит предложения по совершенствованию делопроизводства:
- проверяет основания для издания официальных документов администрации муниципального образования;
- организовывает контроль за исполнением правовых актов администрации муниципального образования;
- представляет сведения о ходе выполнения документов руководству администрации муниципального образования;
- готовит проекты постановлений о снятии с контроля правовых актов администрации муниципального образования;
- проверяет организацию и состояние дел по контролю за исполнением правовых актов в отраслевых (функциональных) органах администрации муниципального образования;
- оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации муниципального образования, администрациям сельских поселений в работе с официальными документами, контролирует сроки их исполнения.
7. Совместно с архивным отделом разрабатывает и утверждает главой муниципального образования Ленинградский район номенклатуру дел администрации муниципального образования.
8. Оформляет соответствующим образом, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ленинградский район, подготавливает и сдает их в архив.
9. По поручению руководства администрации муниципального образования запрашивает от отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования, предприятий, учреждений и организаций информационные и справочные материалы для подготовки необходимых документов администрации, других вопросов, входящих в компетенцию общего отдела.
10. Специалисты общего отдела готовят проекты распоряжений о проведении аттестации муниципальных служащих, о назначении на должность, освобождении от должности или переводе работника на другую работу в администрации муниципального образования, о командировках, отпусках работников.
11. Организует работу по вопросам обязательного медицинского страхования в части оформления документов для выдачи полисов работникам администрации муниципального образования.
12. Готовит проекты постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ленинградский район по вопросам, находящимся в компетенции общего отдела.
13. Осуществляет копирование и рассылку документов, подготовленных работниками администрации муниципального образования, при необходимости участвует в подготовке ответов в вышестоящие органы.
14. Сотрудники общего отдела вносят предложения о заслушивании на планерных совещаниях при главе муниципального образования или на «Часе контроля» отчета исполнителей о неудовлетворительно выполняемых распорядительных документах.
15. Вносят предложения и организуют проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в отраслевых (функциональных) органах администрации.
16. Специалисты отдела участвуют в проведении семинаров по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации муниципального образования, ее управлениях, отделах.
17. Организует работу по рассмотрению письменных предложений, заявлений и жалоб граждан.
18. Организует работу по рассмотрению письменных обращений, поступивших через «почтовый ящик» главы муниципального образования.
19. Организует личные приемы главой муниципального образования, заместителями главы муниципального образования.
20. Организует выездные приемы главы муниципального образования.
21. Осуществляет регистрацию договоров, заключаемых от имени администрации, обеспечивает их должное хранение.
22. Общий отдел администрации имеет 3 круглые печати:
- «Администрация муниципального образования Ленинградский район Для документов»;
- «Администрация муниципального образования Ленинградский район Общий отдел №1»;
- «Администрация муниципального образования Ленинградский район Сектор кадровой службы».
4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА ОБЩЕГО ОТДЕЛА
1. Численный состав определяется штатным расписанием.
2. Во время отсутствия начальника общего отдела его обязанности исполняет специалист, который назначается распоряжением администрации муниципального образования Ленинградский район, по согласованию с заместителем главы муниципального образования, курирующим вопросы делопроизводства.
3. Начальник отдела распределяет обязанности между работниками и сотрудниками отдела, несет ответственность за результативность работы и состояние документоведения.
4. Начальник отдела разрабатывает и утверждает распоряжением администрации муниципального образования Ленинградский район должностные инструкции сотрудников отдела.
5. Начальник отдела организует работу сотрудников отдела, в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений главы муниципального образования Ленинградский район, заместителя главы муниципального образования, курирующего вопросы делопроизводства, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
6. Начальник общего отдела, в пределах своей компетенции, проводит работу по изучению деятельности отраслевых (функциональных) органов администрации, вносит предложения руководству администрации муниципального образования о мерах по улучшению организации работы отраслевых (функциональных) органов по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов.
5. ПРАВА ОТДЕЛА
1. Выполняя функциональные обязанности и поручения руководства администрации, работники отдела имеют право:
1) обращаться непосредственно и получать в установленном порядке от отраслевых (функциональных) органов администрации, а также предприятий и учреждений, независимо от их подчиненности, сведения, информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на отдел обязанностей;
2) привлекать специалистов-экспертов для изучения вопросов, проведения проверок входящих в компетенцию отдела;
3) не принимать к отправке корреспонденцию, оформленную не в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству;
4) давать разъяснения справочного характера;
5) подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела;
6) выдавать справки по запросам организаций и граждан в пределах своей компетенции;
7) созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в круг деятельности общего отдела, привлекать для участия в них специалистов отраслевых органов администрации и других организаций;
8) приглашать в случае необходимости для участия в приеме граждан главой муниципального образования специалистов и должностных лиц в соответствии с вопросами, поднимаемыми заявителями;
9) организовывать «круглые столы» и «горячие линии», телефоны доверия и иные разнообразные формы работы с населением.
2. Работники отдела имеют право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с деятельностью отдела, в отраслевых (функциональных) органах администрации.
3. Деятельность общего отдела строится в тесном взаимодействии с отраслевыми органами администрации.
4. Отдел правами юридического лица не обладает.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
1. Отдел несет ответственность за четкое ведение контроля исполнения служебных писем, постановлений, распоряжений, как собственных, так и поступивших из вышестоящих инстанций:
- за своевременное получение, регистрацию и передачу документов исполнителю;
- за сохранность документов;
- за соблюдение сроков исполнения документов находящихся на контроле;
- за разглашение сведений, содержащихся в документах.
2. Начальник отдела несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством:
- за невыполнение возложенных на отдел задач и функций;
- за неудовлетворительное состояние трудовой дисциплины подчиненных;
- за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящим Положением и должностной инструкцией.
3. Степень ответственности работников отдела устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.
Заместитель главы
муниципального образования Н.П.Фаль
