1.Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации муниципального образования Ленинградский район осуществляет реализацию полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию архивных фондов.
1.2. Архивный отдел является отраслевым органом администрации, образованным в соответствии со структурой администрации муниципального образования Ленинградский район.
1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края, правовыми актами муниципального образования Ленинградский район, документами Федерального архивного агентства и управления по делам архивов Краснодарского края, настоящим Положением.
1.4. Архивный отдел имеет бланки, штампы, печать со своим наименованием, имеет право пользоваться печатью администрации муниципального образования в установленном порядке.
1.5. Положение об архивном отделе утверждается главой муниципального образования Ленинградский район.
1.6. Штатное расписание и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников отдела устанавливаются главой муниципального образования.
1.7. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов Краснодарского края, государственными архивами края и другими муниципальными архивами.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования Ленинградский район в соответствии с действующим законодательством.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в т.ч.:
- хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- обеспечение охранного и противопожарного режимов;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в управление по делам архивов Краснодарского края;
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью муниципального образования;
- документов Архивного Фонда Российской Федерации, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли ликвидированных органов и организаций – источников комплектования;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источником комплектования.
2.1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрации муниципального образования.
2.2.Комплектование архивного отдела:
- составление списка организаций – источников комплектования, утвержденного главой муниципального образования и согласованного с управлением по делам архивов Краснодарского края, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел в организациях – источниках комплектования;
- рассмотрение и предоставление в управление по делам архивов Краснодарского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел;
- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
2.4. Использование архивных документов:
- инициативное информирование администрации муниципального образования, администраций сельских поселений о составе и содержании документов хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
3. Права архивного отдела
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию муниципального образования по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации муниципального образования и управления по делам архивов Краснодарского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения.
3.4. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального образования, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций.
3.5. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, не зависимо от их форм собственности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.
3.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках проводимых администрацией муниципального образования и ее отраслевыми функциональными органами, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.9. Создавать на общественных началах районное отделение Российского общества историков – архивистов (РОИА), организовывать и участвовать в работе районного отделения РОИА, взаимодействовать с Краснодарским краевым отделением РОИА.
3.10. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками - комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Краснодарского края.
4. Организация работы архивного отдела
4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими.
Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального образования.
4.2. При смене начальника архивного отдела прием - передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема – передачи утверждается администрацией муниципального образования и представляется в управление по делам архивов Краснодарского края.
4.3. Начальник архивного отдела:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
- представляет интересы архивного отдела в отношении с другими организациями;
- распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
- отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией муниципального образования и в установленном порядке – перед управлением по делам архивов Краснодарского края.
4.4. Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, учета комплектования, и использования архивных документов организуется в соответствии с правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями управления по делам архивов Краснодарского края, настоящим положением.
4.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой муниципального образования в установленном порядке по согласованию с управлением по делам архивов Краснодарского края.
Заместитель главы
муниципального образования Н.П.Фаль
