Муниципальное казенное учреждение «Архив
муниципального образования Ленинградский район»
Методические рекомендации
по организации делопроизводства
и архива
(ответственным за делопроизводство и архив)
Подготовлены в соответствии с
«Основными правилами работы
архивов организаций», Москва, 2002
рекомендации по составлению и оформлению
Номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
рекомендации
ПО формированию дел в организации
Формированием дел называется группировка исполненных в течение года документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
1. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 лист, при толщине не более 4 см.
3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов.
5. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив не подлежат. Они хранятся в ведомственных архивах организаций и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
рекомендации
По оформлению дел, передаваемых в архив
1. Ответственность за оформление дел лежит на работниках службы документационного обеспечения организации или ответственном за архив, согласно приказу руководителя организации.
При больших объемах обработки документов возможно привлечение специалистов на договорных условиях. Во избежании некачественной обработки по привлекаемым специалистам желательна консультация с архивным учреждением города (района).
2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
10.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
18. Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").
рекомендации
ПО СоставлениЮ и оформлениЮ описей дел
1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (75 лет); дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ответственных за архив. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в муниципальный архив.
Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах и представляются в муниципальный архив.
3. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же". На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел организации подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем.
К описи составляются предисловие, оглавление, список сокращений.
5. В годовой раздел описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
6. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
7. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
Внесение в годовой раздел описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
8. К годовому разделу описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
9. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
10. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
11. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
12. Годовой раздел описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
13. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
14. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
15. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному выше.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме. Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному выше.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.
16. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному выше.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
17. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел, утверждаются руководителем организации.
рекомендации
ПО Порядку передачи документов в муниципальный архив
Дела постоянного хранения передаются в муниципальный архив не позднее чем через 5 лет после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному главами города и района
В период подготовки дел учреждением к передаче в муниципальный архив ответственный за архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, связанные в связки, доставляются в муниципальный архив сотрудниками учреждения.
Сотрудник муниципального архива при приеме дел на хранение составляет «Акт приема-передачи дел», один экземпляр которого отдается ответственному за архив и должен храниться постоянно в учреждении (Ст.73) в папке «Документы по ведению архива учреждения (описи дел, паспорт архива, акты приема-передачи дел, выделения документов к уничтожению и др.)»
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________________
на ___________ год подпись расшифровка
«___» ___________20___г.
|
Индекс
|
Заголовок дела |
Кол-во
|
Срок хра-нения и № статьи по
|
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Ответственная за делопроизводство__________________________________
и архив подпись расшифровка
«___» ___________________20__г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации Директор МКУ
от _______________ №_____ «Архив МО Ленинградский район
_____________________А.В. Добрынина
«___»________________________ 20__ г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: | |
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» | ||
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Ответственная за делопроизводство__________________________________
и архив подпись расшифровка
«___»___________________20___г.
Итоговые сведения переданы в муниципальный архив.
Ответственная за делопроизводство__________________________________
и архив подпись расшифровка
«___»___________________20___г.
_____________________________________
наименование организации
Фонд № ________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ______ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя организации
за __________ год Подпись Расшифровка подписи
«___»____________20___г.
|
№
|
Индекс
|
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ______ по № _______, в том числе:
литерные номера: _________
пропущенные номера: __________
Ответственная за архив подпись Расшифровка подписи
«___»______________20___г.
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от________________№____ |
УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Управления по делам архивов Краснодарского края от_________________№___________
|
ПРЕДИСЛОВИЕ
к описи № ________ дел постоянного хранения _______________
наименование учреждения
за _________год
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи и в т.ч. о произошедших изменениях в названии, структуре, принадлежности как самой организации, так и ее структурных подразделений.
Сноска на правовые документы, послужившие основанием для реорганизации или реструктуризации учреждения обязательна.
Дается, краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в разделы, т.е. как полностью или частично документы отражают деятельность организации за данный период. Указывается причина, почему, например, частично?
Отдельной строкой обязательно оговариваются дела, выходящие за хронологические границы описи, т.е. документы, дополнительно включенные в опись за прошлые годы из практической или исторической целесообразности, а так же долги перед архивом и др.
В предисловии желательна краткая характеристика (краткая историческая справка) содержащейся в описи информации о подведомственных организациях, в т.ч. обязательно об их структурных, межведомственных изменениях и правовых основаниях этих изменений.
Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, и в т.ч. состояние дел, внешний вид (Например: «опись составлена по хронологически-структурному принципу»).
Так же в предисловии упоминается о том, что обработка и упорядочение документов произведена в соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №с 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и соответствует Гостам, т.е. учтена правильность заголовков по номенклатуре дел; а также особенности оформления и составления самой описи. Документы отобраны на хранение в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М. 2000.
Указывается количество дел, внесенных в опись постоянного хранения и по личному составу. К примеру,
«Документы постоянного срока хранения за____________год упорядочены и описаны в количестве______дел.
Документы по личному составу упорядочены, обработаны и описаны за____________год в количестве____дел».
Руководитель учреждения ____________ _____________
«___»________________ года подпись расшифровка подписи
Муниципальное казенное учреждение
«Архив муниципального
образования Ленинградский район»
название учреждения в период формирования описи
Фонд № _________
ОПИСЬ №__
_____________________________________
(дел постоянного хранения, дел по личному составу)
Крайние даты документов
____________________________________
наименование организации
Фонд № ________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ______ Наименование должности
дел по личному составу руководителя организации
за __________ год Подпись Расшифровка подписи «____»___________ 20___г.
|
№
|
Индекс
|
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примеча-
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ___________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ________ по № ________, в том числе:
литерные номера: _________
пропущенные номера: _________
Ответственная за архив
«___»____________20___г. подпись расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Директор МКУ «Архив МО
организации МО Ленинградский район»
от_______________№____ __________________А.В.Добрынина
«___»_______________20___ г.
___________________________
наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
№ ________ ________________________ ________________________
о выделении к уничтожению наименование должности руководителя
документов, не подлежащих ________________________
хранению подпись
«____»__________________г.
На основании «ПЕРЕЧНЯ типовых управленческих документов, образующих-ся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», М., 2000.
Документы отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. __________________________________________________________________
наименование организации
|
№
|
Заголовок дела или групповой заголовок
|
Крайние
|
Кол-во
|
Сроки хранения
|
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
____________________________ ____________
____________________________ подпись
наименование должности лица, проводившего
экспертизу документов
«___»______________________г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
________________________
организации
от ________________№____
Документы в количестве ____________________ед.хр., весом __________кг
(уничтожены путем сожжения) сданы на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____________________№_______
